Organiser en toute facilité une réunion transfrontalière à Montréal
Au moment de planifier vos prochaines réunions et conférences, envisagez Montréal pour ajouter un côté international à votre événement. Son style européen accessible à proximité charmera votre public. Et même si la tenue d’un événement au Canada entraîne quelques étapes de plus pour faire venir votre matériel et les personnes déléguées, le processus peut être simple et rapide avec un minimum de planification. Voici comment faire.
Sélectionnez le courtier en douane qui répond à vos besoins
Plusieurs sociétés de courtage en douane reconnues sont en activité à Montréal et se spécialisent dans la planification sans tracas de réunions transfrontalières. Vous en trouverez facilement une qui répond à vos besoins. Nous avons discuté avec Diane Labbé Deegan, cofondatrice de ConsultExpo et courtière en douane depuis plus de 20 ans, qui nous a expliqué les étapes à suivre pour transporter un événement à Montréal.
Déléguez
Lorsque votre courtier ou courtière en douane a rejoint votre équipe, le processus peut commencer. Après avoir rempli un formulaire d’inscription d’une page pour l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), il est temps de remettre les rênes à votre société de courtage au Canada et de vous concentrer sur ce qui fera le succès de votre événement.
Pendant que votre société de courtage en douane s’affaire en coulisse et s’occupe des détails sur place, modelez l’expérience souhaitée pour vos congressistes. Toutes les étapes, de l’expédition aux concertations avec les exposants et l’ASFC, sont assurées par votre société de courtage, des premiers jours de planification à l’assistance en personne lors de l’événement.
Informez-vous avant de partir
Pour commencer, consultez notre guide (vraiment utile) de Montréal. Il contient une foule d’astuces et de renseignements pratiques, tant pour l’équipe organisatrice que pour le public participant.
Il est facile de se rendre à Montréal, une destination internationale de choix accessible par voie terrestre, maritime et aérienne. Pour se tenir au courant des changements relatifs aux documents exigés, on consulte régulièrement le site convivial Visiter le Canada du gouvernement du Canada Web. Pour des déplacements sans tracas, intégrez un lien vers ce site sur la page Web de votre événement ainsi qu’à vos autres outils de communication.
Il y a quelques années, le gouvernement du Canada a mis en place l’Autorisation de voyage électronique (AVE), désormais obligatoire dans de nombreux cas. (Les personnes ayant la citoyenneté américaine et les détenteurs d’un visa de visiteur valide en sont exemptées.) Le formulaire se remplit en ligne en quelques minutes. La vidéo ci-dessous explique le tout très clairement.
Pour une expérience transfrontalière plus rapide et efficace, inscrivez-vous au programme NEXUS, géré conjointement par l’ASFC et le Service des douanes et de la protection des frontières des États-Unis. Il vous évitera de longues files d’attente.
YULExpress
Voyager en provenance ou à destination de Montréal est ultrasimple. Y contribue pour beaucoup la proximité de YUL Aéroport International Montréal-Trudeau, à seulement 20 minutes du centre-ville. Outre le fait qu’il est très facile de s’y orienter, Skytrax l’a classé en 2025 au 8e rang des meilleurs aéroports d’Amérique du Nord et au 1er rang pour la qualité du personnel en Amérique du Nord. C’est aussi le plus propre d’Amérique du Nord, selon l’agence.
Grâce au service YULExpress, un groupe comptant jusqu’à 10 personnes peut fixer une heure précise pour accéder aux contrôles de sécurité (jusqu’à 72 heures avant l’heure de départ du vol) et profiter sans frais d’une file d’attente prioritaire à l’aéroport. Il suffit de suivre trois étapes simples :
- Rendez-vous sur le site yul.seamless.aero.
- Remplissez le formulaire à l’avance, jusqu’à 72 heures avant votre vol.
- À votre arrivée au point de contrôle, utilisez la file prioritaire YULExpress et présentez au personnel de l’aéroport le code QR de votre réservation.
Pour plus de réponses aux questions fréquentes, voir ici.